Le fichier s’ouvre correctement : noms, sociétés, adresses électroniques et numéros de téléphone sont là. Vous pensez pouvoir fermer l’ancien logiciel. Puis l’équipe cherche le dernier échange, le devis en attente ou la raison pour laquelle un contact ne doit plus être sollicité. Une liste de coordonnées n’est pas une relation client complète.
Le CSV est utile pour transférer des données tabulaires. Il ne définit toutefois ni les informations présentes, ni leurs relations, ni les possibilités de reprise du prochain outil. Avant une migration, il faut vérifier ce que l’entreprise souhaite conserver et ce que l’export permet réellement de reconstruire.
Le contact n’est qu’un objet parmi d’autres
Un CRM peut relier une personne à une société, plusieurs opportunités, des tâches, des notes et des documents. Dans une table unique, ces relations sont parfois absentes ou aplaties. Une même personne apparaît alors plusieurs fois, ou une cellule rassemble des informations difficiles à séparer.
Les identifiants stables et les tables de correspondance permettent de reconstruire les liens. Il faut savoir quelle colonne désigne la personne, laquelle désigne l’entreprise et comment une opportunité référence ses contacts. Une adresse électronique n’est pas un substitut universel : elle peut changer ou être partagée.
Demandez le dictionnaire des champs.
« Statut », « date » ou « propriétaire » restent ambigus sans définition. La date peut correspondre à la création, à la dernière modification ou au dernier contact. La différence change les priorités de relance et les règles de conservation.
L’export doit être compréhensible après la fermeture du service, pas seulement par celui qui l’a téléchargé.
Les oppositions doivent voyager avec les coordonnées
Une personne peut être cliente, active dans un dossier, et opposée aux messages commerciaux. Si seul son nom est importé, cette distinction disparaît. Le nouvel outil risque de la traiter comme un contact à prospecter.
Ne transformez pas une migration en réinscription. Conservez les statuts d’opposition, les informations d’inscription pertinentes et leur provenance. La preuve de consentement, lorsqu’elle est nécessaire, ne se résume pas toujours à une case « oui ». Le contexte et la formulation acceptée peuvent compter.
Les exports peuvent séparer les populations. La documentation Mailchimp indique par exemple que les fichiers de contacts peuvent distinguer les abonnés, non-abonnés, désabonnés et adresses nettoyées. Elle précise aussi que les rapports d’ouvertures et de clics ne figurent pas dans l’export de contacts standard. Le périmètre doit donc être lu, pas deviné au nom du fichier.
Il ne faut pas non plus tout conserver par principe. La migration doit respecter les finalités et durées applicables. Des données anciennes devenues inutiles ne gagnent pas une nouvelle justification simplement parce qu’un nouvel outil peut les accueillir.
Un lien vers une pièce jointe n’est pas la pièce jointe
Un CSV peut contenir l’adresse d’un contrat ou d’un compte rendu hébergé dans l’ancien service. Si ce lien exige une session ou cesse de fonctionner après résiliation, le document n’a pas été récupéré.
Vérifiez les fichiers eux-mêmes, leurs noms, formats, dates et rattachements. La récupération doit être essayée avec un compte distinct autorisé, puis dans un environnement où l’ancien accès n’est pas indispensable. Cela évite de confondre un téléchargement réel avec un simple raccourci.
Les courriels et commentaires posent une difficulté similaire. Certains logiciels exportent un historique détaillé ; d’autres uniquement une note synthétique. Une archive consultable peut suffire pour un besoin historique, alors qu’un suivi actif exige une reprise structurée dans le nouvel outil. Définissez cette différence avant de demander « toutes les données ».
L’import peut déformer un export pourtant correct
Les accents, séparateurs, retours à la ligne et encodages doivent être vérifiés. Ce travail rejoint les précautions de nettoyage des données avant toute analyse. Un numéro commençant par zéro peut être converti en nombre ; une longue référence peut être affichée en notation scientifique ; une date peut être interprétée dans le mauvais ordre. Ouvrir directement le CSV dans un tableur ne garantit pas la préservation des types.
Testez des cas variés : plusieurs contacts d’une société, adresse internationale, champ vide, note longue et pièce jointe. Examinez le résultat dans le logiciel cible, pas seulement dans le fichier source. Une ligne importée n’est pas nécessairement un dossier correctement repris.
La fusion automatique mérite une attention particulière. Si le nouvel outil rapproche toutes les fiches ayant la même adresse, il peut réunir des personnes utilisant une boîte commune. S’il ne rapproche rien, les relances peuvent partir plusieurs fois. Les règles doivent être testées sur un petit lot avant l’import complet.
Une migration se valide sur des dossiers retrouvables
Choisissez quelques dossiers représentatifs et reconstituez leur histoire : qui est le client, quel est le besoin, quelle action reste à faire, quels documents font foi et quelles communications sont autorisées ? Cette lecture métier révèle des pertes qu’un simple nombre de lignes ne montre pas.
Comparez ensuite les volumes par objet et par statut. Les totaux identiques ne prouvent pas que tout est juste, mais les écarts doivent être expliqués. Gardez une trace des transformations : colonnes renommées, valeurs converties, doublons fusionnés et éléments conservés seulement en archive.
Avant de couper l’ancien compte, désignez un responsable de la validation et vérifiez le sort des copies chez le fournisseur selon le contrat et les obligations applicables. L’export réussi est celui qui permet à l’équipe de retrouver un dossier utile, de respecter une opposition et de reprendre le travail sans dépendre d’un lien devenu inaccessible.
