La première page d’un tableau Word indique le nom de chaque colonne. Sur la suivante, le lecteur voit des nombres et des dates dont il doit deviner le sens. Dans Word, vous pouvez déclarer les premières lignes comme en-tête de tableau et les faire réapparaître lorsque le tableau continue sur une autre page. Vérifiez ensuite le résultat dans l’aperçu d’impression et dans le fichier que les lecteurs recevront.
Microsoft documente cette commande dans les outils de disposition des tableaux. Les lignes répétées apparaissent en mode Page et à l’impression. La répétition est prévue lorsque Word passe automatiquement à la page suivante. Un saut de page manuel à l’intérieur du tableau empêche ce fonctionnement. Répéter un en-tête de tableau dans Word sur Microsoft Support
Déterminer ce que le lecteur doit retrouver sur chaque page
Regardez le tableau comme si vous receviez un exemplaire ouvert à la deuxième page. Quels titres vous manquent pour interpréter la première ligne ? L’en-tête peut indiquer les unités de mesure, les noms des colonnes ou la période retenue. Si deux lignes servent ensemble à identifier les données, vérifiez que ces éléments figurent au début du tableau.
Dans un exemple fictif, une liste de matériel comporte les colonnes « quantité prévue » et « quantité livrée ». Sans ces intitulés, une personne peut inverser les chiffres lorsqu’elle lit une page isolée. Une ligne d’en-tête courte suffit si elle reprend les termes qu’utilise l’équipe. Si un terme dépend d’une note ou d’une légende, demandez comment le destinataire retrouvera cette précision dans la version imprimée.
Vérifiez aussi que vous avez affaire à un tableau continu. Deux tableaux successifs peuvent être séparés par un document de mise en page ou une ligne quasiment invisible. Demandez ce qui doit appartenir à la même suite avant de modifier la disposition.
Appliquer la commande dans Word
Sélectionnez la première ligne du tableau ou les premières lignes destinées à être répétées, en incluant la première. Dans les outils de disposition du tableau, Microsoft indique de choisir la commande « Répéter les lignes d’en-tête ». La documentation indique aussi une autre manière depuis les propriétés de la ligne.
Allez ensuite sur une page où le tableau se poursuit. Si l’en-tête reste absent, regardez d’abord l’affichage utilisé et ouvrez l’aperçu avant impression. Examinez aussi la présence d’un saut de page manuel. Si la coupure sert à une exigence de mise en page, comprenez pourquoi elle a été placée avant de la modifier.
Lorsque vous changez l’intitulé d’une colonne, faites la modification dans l’en-tête d’origine. Cherchez ensuite le nouveau libellé sur la page suivante. Vous pouvez choisir un titre de test dans une copie pour vérifier que la répétition reste active après un changement. Préparer un essai de réception à partir d’un usage concret
Rejouer le contrôle avec une modification courante
Dans la copie, ajoutez une ligne de données assez longue pour changer la pagination. Relisez ensuite une page intermédiaire et la dernière page. Vérifiez que les titres attendus y figurent et que leurs mots correspondent aux données. Un tableau peut rester correct sur deux pages puis changer de disposition lors de l’ajout d’une troisième.
Examinez les cellules du haut lorsque l’en-tête comporte des groupes de colonnes. La première ligne peut nommer un groupe et la deuxième expliquer chaque mesure. Si les deux sont nécessaires à la lecture, testez leur répétition ensemble et regardez la place qu’elles occupent.
Contrôler le document transmis
Si vous envoyez un PDF, ouvrez le PDF réellement exporté. Vérifiez le nom du fichier, le format et les pages au milieu du tableau. Demandez au destinataire qui imprime le document de confirmer les réglages prévus lorsque le papier ou l’orientation change selon le service.
Conservez une copie de référence où l’en-tête est réglé et donnez un exemple de modification normale. Une personne qui devra ajouter des données saura où intervenir et pourra vérifier le résultat avant de partager à nouveau le document. Profitez de cet essai pour vérifier que les valeurs vides et les zéros gardent leur sens sous les intitulés répétés. Distinguer les zéros des cellules vides dans un tableau
Un contrôle final peut prendre une minute. Ouvrez une page au milieu du tableau, demandez quel nombre correspond à quel intitulé et vérifiez que la réponse reste évidente sans consulter la première page.
Si le tableau est destiné à être imprimé en recto verso, regardez également une page placée au verso. Une orientation différente ou un changement de format peut affecter la lecture, même lorsque les en-têtes sont bien répétés.
